Солярий относится к предприятиям красоты, для которых компания «Универсальная Система Учета» подготовила программу автоматизации, имеющую гибкую базовую конфигурацию, поэтому она может быть легко настроена под специфику солярия в том числе.
Работа солярия имеет часы приема, «расквартированные» в электронном расписании по специалистам, предоставляющим услуги солярия. На каждого такого специалиста расписание выделяет удобное окно, где составлен его недельный план работы и указаны часы приема посетителей. Благодаря этому формату, хорошо видно степень загруженности сотрудников солярия и свободные часы посещений, куда можно оперативно определить страждущего клиента. Расписание доступно также самим работникам солярия, поэтому они могут самостоятельно регистрировать своих клиентов на следующие визиты.
Для записи клиента, предварительной или текущей, используют окно заявки – электронную форму для ускоренного ввода данных. Сначала выбирают время визита – кликом на нужный час в окне расписания выбранного сотрудника и далее указывают клиента – кликом на его ФИО в клиентской базе, для чего был произведен поиск по первым буквам его фамилии. Здесь можно найти примеры работы с базой, а также функционирующую демоверсию для тестирования. Если же посетитель солярия обратился впервые, его может не быть в базе, поэтому администратор сначала регистрирует его в ней через другое окно – специально предназначенное для добавления клиента в базу. В обязательном порядке вводятся персональные и контактные данные, любая другая информация может быть добавлена позже.
После добавления клиента в заявку, выбирают из выпадающего перечня те услуги, которые он желает получить в солярии. Если клиент решит перенести время посещения, это будет легко сделать, изменив в заявке день и час, оставив другую информацию без изменения. Чтобы переносы не были неожиданными, администратор вменяет себе в обязанность напоминать клиентам накануне о предстоящем завтра визите в солярий. Против каждого клиента в расписании будет стоять иконка телефонной трубки, означающая, что следует сделать звонок. Для этого программа выводит на монитор перечень клиентов, запланированных на завтрашний день. По этому списку можно сделать обзвон вручную, а можно доверить программе – для этого у нее есть четыре вида электронной связи (sms, e-mail, Viber, звонок голосом), воспользовавшись которыми она отправляет напоминание по тем контактам, что представлены в базе. Такую рассылку можно использовать также в рекламных целях, сообщая об акциях, скидках, новом оборудовании и пр. Для нее в программе имеется встроенный комплект текстовых шаблонов, предназначенных для любых поводов обращения.
При посещении клиентом солярия система формирует для него квитанцию по всем тем услугам, что были ему предоставлены, указывая рядом с наименованием ее стоимость из прайс-листа. Любая из них может сопровождаться расходом средств и материалов, в этом случае стоимость израсходованного будет учтена в калькуляции стоимости такой услуги. Помимо этого, могут быть использованы отдельные косметологические средства, тогда они будут отмечены в квитанции как отдельная реализация.
Квитанция может быть распечатана в обычном формате на принтере чеков или прямо на ленте. Получив ее, клиент может удостовериться в прозрачности расчетов, что, в результате, должно повысить степень его доверия солярию. Пока клиент не оплатил услуги, его заявка будет подсвечена красным шрифтом, точно также как строчка с его ФИО в расписании. Для оплаты открывается специальная вкладка, где будут перечислены все полученные клиентом услуги с ценой за каждую и применявшиеся для ухода средства. Программа автоматически проверит счет, нет ли какой задолженности или аванса, и укажет финальную сумму к оплате. Оплату можно совершить, в том числе, подарочным сертификатом или использовать накопленные бонусы, если солярий имеет программу лояльности для своих клиентов.
Система учета фиксирует в расписании все состоявшиеся посещения клиентов, таким образом определяя объемы работ специалистов, на основании которых она начисляет им сдельную заработную плату.